คู่มือการใช้งาน Microsoft Access 2010 เบื้องต้น

การใช้งานเบื้องต้น  Microsoft Office Access 2010

โปรแกรม Microsoft Access 2010 เป็นโปรแกรมจัดการระบบฐานข้อมูลที่ช่วยจัดการกับระบบฐานข้อมูลได้อย่างมี ประสิทธิภาพ ตั้งแต่การจัดเก็บ ค้นหา วิเคราะห์ และนำเสนอข้อมูล ซึ่งโปรแกรม Access สามารถทำได้ง่าย สะดวก และรวดเร็ว โปรแกรม Microsoft Access 2010 ซึ่งเป็นรุ่นล่าสุด ได้มีการปรับปรุงคุณภาพของโปรแกรมในหลายๆด้านเพื่อให้การจัดการระบบฐานข้อมูลเป็นได้อย่างมีประสิทธิภาพเพิ่มมากขึ้น

ส่วนประกอบของฐานข้อมูล ใน Access 2010

ก่อนจะเริ่มทำงานในฐานข้อมูล เราควรมาทำความเข้าใจกันก่อนว่า ในหน้าต่างการทำงานฐานข้อมูล

นั้น มีส่วนประกอบที่สำคัญอะไรบ้าง ซึ่งส่วนประกอบที่สำคัญในหน้าต่างฐานข้อมูลนั้นจะประกอบไปด้วย

1. แถบชื่อ = ใช้แสดงชื่อโปรแกรม และชื่อไฟล์ฐานข้อมูลที่เปิดใช้งาน        2. ปุ่ม แฟ้ม (File) = ใช้จัดเก็บเมนูคำสั่งต่าง ๆ เช่นเดียวกับปุ่ม Office ในโปรแกรม Microsoft Access 2007        3. แถบเมนู = ใช้แสดงเมนูคำสั่งที่ใช้ในโปรแกรม        4. ริบบอน = ใช้แสดงไอคอนเครื่องมือที่ต้องใช้งานบ่อย ๆ        5. พื้นที่การทำงาน = ใช้แสดงรายการทำงานต่าง ๆ ในฐานข้อมูล        6. Navigation Pane = ใช้แสดงรายชื่อออบเจ็กต์ในฐานข้อมูล        7. ปุ่มควบคุม Windows = ใช้ควบคุมการเปิด – ปิด หน้าต่างฐานข้อมูล        8. แถบสถานะการทำงาน = ใช้แสดงสถานะการทำงานต่าง ๆ ของโปรแกรม         การเริ่มต้นสร้างไฟล์ฐานข้อมูล ใน Access 2010        การสร้างไฟล์ฐานข้อมูลด้วยไอคอน ฐานข้อมูลเปล่า (Blank Database)        - หน้าต่างตอนเริ่มโปรแกรมจะมีลักษณะดังภาพ                  1. คลิกปุ่ม แฟ้ม (File) > สร้าง (New) > ฐานข้อมูลเปล่า (Blank Database)               2. กำหนดชื่อไฟล์ฐานข้อมูล              3. คลิกปุ่ม สร้าง (Create)                4. ฐานข้อมูลใหม่จะถูกสร้างขึ้นมาให้ใช้งาน                .  มุมมองออกแบบ (Design View) Click เลือกที่มุมมอง (View)                  สร้างชื่อ Table หรือ Entity ที่ได้ออกแบบไว้ ในที่นี้สร้างชื่อ Student               กำหนดชื่อเขตของข้อมูล (Field Name) และกำหนดชนิดของข้อมูล (Data Type) ซึ่งเราจะสามารถเลือกได้ว่าจะกำหนดชนิดของข้อมูลให้เป็นแบบใด               กำหนด Primary Key เลือกชื่อเขตข้อมูล (Field Name) ที่ต้องการทำให้เป็น Primary Key แล้ว Click ที่ คีย์หลัก (Primary Key) หลังจากนั้นเขตข้อมูล (Field Name) ที่เราเลือกไว้จะปรากฎรูปกุญแจข้างหน้าชื่อเขตข้อมูลนั้น                   การบันทึกไฟล์ฐานข้อมูลที่สร้างขึ้นมาเพื่อจัดเก็บไว้ใช้งาน สามารถทำได้หลายลักษณะดัวยกัน การบันทึกไฟล์ฐานข้อมูลใหม่                 การบันทึกไฟล์ฐานข้อมูลที่ได้สร้างขึ้นมาใช้งานครั้งแรกนั้น มีขั้นตอนดังต่อไปนี้                   1. คลิกปุ่ม แฟ้ม (File) > บันทึก (Save)                     2. เลือกตำแหน่งที่จัดเก็บไฟล์ฐานข้อมูล                     3. กำหนดชื่อไฟล์ฐานข้อมูล                    4. คลิกปุ่ม บันทึก (Save) การบันทึกไฟล์ข้อมูลใหม่จากไฟล์เก่าที่มีอยู่ใน Access 2010         เป็นการนำไฟล์ฐานข้อมูลมาบันทึกเป็นไฟล์ฐานข้อมูลใหม่ ซึ่งการบันทึกไฟล์ในลักษณะนี้ทำได้โดย วิธีการบันทึกไฟล์ข้อมูลใหม่จากไฟล์เก่าที่มีอยู่                              1. คลิกปุ่ม แฟ้ม (File) > บันทึกฐานข้อมูลเป็น (Save Database As)                           2. เลือกตำแหน่งที่จัดเก็บไฟล์ฐานข้อมูล                           3. กำหนดชื่อไฟล์ฐานข้อมูล                           4. คลิกปุ่ม บันทึก (Save) ขั้นตอนการสร้าง Entityหรือโครงสร้างตาราง (Table)(อ้างอิงจาก Entity                      การสร้างตารางใหม่ ให้ที่ Tab สร้าง (Create) และเลือกที่ ตาราง(Table) หรือ ออกแบบตาราง (Table Design) เพื่อเข้าสู่การสร้างโครงสร้างตารางในมุมมองออกแบบ (Design View) ได้เลย                     ในกรณีต้องการสร้าง Primary Key สองตัวในหนึ่งตาราง ให้กด Ctrl ค้างไว้ แล้วเลือกชื่อเขตข้อมูลที่ต้องการ หลังจากนั้นกด Click ที่ คีย์หลัก (Primary Key)             มุมมองแผ่นข้อมูล (Datasheet View) เพื่อป้อนข้อมูล แก้ไขข้อมูล และแสดงข้อมูลในตารางที่เราได้สร้างไว้<>เลือกที่ มุมมอง (View)  ขั้นตอนการสร้างความสัมพันธ์แต่ละ Entity หรือ ตราราง                  1.  ความสัมพันธ์ (Relationships)<>เลือกที่ เครื่องมือฐานข้อมูล (Database Tools)                                   2.เลือกตารางที่เราต้องการจะสร้างความสัมพันธ์ โดยการกดที่ เพิ่ม (Add)                  3. Click ค้างไว้ที่ Primary Key ของ Table ที่ต้องการสร้างความสัมพันธ์ และลากไปยัง Foreign Key ในอีกตารางหนึ่ง ในที่นี้จะกำหนดให้ RID เป็น Primary Key ของตาราง Room ที่จะสร้างความสัมพันธ์กับ RID ที่เป็น Foreign Key ของ ตาราง Course หลังจากปล่อยเมาส์แล้วจะขึ้นหน้าต่างดังต่อไปนี้ - การเลือก “บังคับให้มี Referential Integrity” (Enforce Referential Integrity) ถ้าจะให้คงสภาพการอ้างอิงความสัมพันธ์ - การเลือก “ปรับปรุงเขตข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมด” (Cascade Update Related Fields) หมายถึง เมื่อแก้ไขข้อมูลตารางด้าน Primary Key จะทำให้ข้อมูลที่เกี่ยวข้อง หรือ Foreign Key ถูกแก้ไขด้วย - การเลือก “ลบระเบียนที่เกี่ยวข้องทั้งหมด” (Cascade Delete Related Records) หมายถึง ถ้าลบเรคอร์ดด้าน Primary Key จะทำให้ข้อมูลที่เกี่ยวข้อง หรือ Foreign Key ถูกลบด้วย หลังจากนั้นเลือก สร้าง (Create) จะปรากฏเส้นความสัมพันธ์ขึ้น โดยที่มีเลข 1 กับ ∞ นั้นหมายความว่าเป็นความสัมพันธ์แบบ 1 To Many การจัดการข้อมูลด้วย Query Query เป็นเครื่องมือที่สามารถ - ช่วยในการค้นหา และกรองข้อมูล - เรียงลำดับและจัดกลุ่มข้อมูล - สร้าง Table ขึ้นมาใหม่จาก Field ข้อมูลใน Table ที่มีอยู่แล้วโดยไม่ต้องเข้าไปสร้างเองในมุมมอง Design - นำข้อมูลจากหลายๆ Table ที่สัมพันธ์กันมาแสดงในตารางผลลัพธ์เสมือนเป็น Table เดียวกันได้ เป็นต้น Access ได้สร้าง Query ออกเป็น 5 ประเภทตามลักษณะการใช้งานคือ 1) Select Query ใช้สอบถามข้อมูลจาก 1 Table หรือหลายๆ Table ที่ตรงกับเงื่อนไขกำหนด 2) Crosstab Query ใช้สอบถามข้อมูลและแสดงผลลัพธ์แบบ 2 มิติ โดยสลับข้อมูลในแนวแถวและแนวคอลัมน์ 3) Action Query ใช้สร้าง Table ใหม่ หรือเปลี่ยนแปลงข้อมูลใน Table เช่น แก้ไขข้อมูล เพิ่มเรคอร์ดใหม่ ลบเรคอร์ดใหม่และเก่า 4) Parameter Query เป็น Query ที่ให้ผู้ใช้ใส่ค่าพารามิเตอร์ได้ในระหว่างประมวลผล (run-time) เพื่อใช้ค้นหาหรือคำนวณค่า เช่น ใส่อัตราการเปลี่ยนแปลงต้นทุนและราคาสินค้า เพื่อคำนวณหากำไร ณ อัตราต่างๆ 5) SQL Query สำหรับ Query ประเภทนี้ ผู้ใช้ต้องสร้างขึ้นด้วยภาษา SQL (Structured Query Language) ซึ่งเป็นภาษามาตรฐานที่ใช้จัดการฐานข้อมูล การสร้าง Query เบื้องต้น                                    1. ที่ Tab สร้าง (Create) เลือก ออกแบบแบบสอบถาม (Query Design)                          2. เลือกตารางที่ต้องการใช้ แล้วเลือก เพิ่ม (Add)                             3. เมื่อเลือกตารางที่เราต้องการแล้ว บริเวณด้านล่างของโปรแกรมจะปรากฏ Query Design Grid โดยมีรายละเอียดในแต่ละหัวข้อดังนี้ - เขตข้อมูล (Field) ใส่ชื่อฟิลด์ที่จะค้นหาข้อมูลเพื่อแสดงในตารางผลลัพธ์ - ตาราง (Table) ใส่ชื่อ Table/Query ที่จะใช้เป็นแหล่งข้อมูล - เรียงลำดับ (Sort) เป็นแถวที่ใช้กำหนดรูปแบบการจัดเรียงข้อมูล Ascending (เรียงจากน้อยไปมาก) , Descending (เรียงจากมากไปน้อย) และ not Sorted (ไม่ต้องจัดเรียง) - แสดง (Show) ใช้ซ่อน Field ที่ไม่ต้องการแสดงค่าในตารางผลลัพธ์ โดยคลิกล้างเครื่องหมายถูกในช่องสี่เหลี่ยม - เกณฑ์ (Criteria) ใส่เงื่อนไขการสอบถามข้อมูล ซึ่งอาจเป็นนิพจน์ที่ประกอบด้วยฟังก์ชันหรือสูตรทางคณิตศาสตร์ 4. เราสามารถสร้างนิพจน์และเงื่อนไขให้กับ Query ได้ในส่วนของเกณฑ์ (Criteria) โดยรูปแบบนิพจน์ใน Access นั้นจะคล้ายนิพจน์ทางคณิตศาสตร์ ต่างกันตรง Access กำหนดให้ฟิลด์ข้อมูลคือตัวแปรที่เก็บค่าหรือผลลัพธ์ที่ได้จากการคำนวณ โดยฟีลด์ข้อมูลนี้อาจเป็นฟีลด์ข้อมูลจริงในตาราง หรือเป็นฟีลด์เสมือนที่สร้างใน Query โดยสามารถแบ่งได้ดังนี้ - คณิตศาสตร์ เช่น + - * / - เปรียบเทียบค่า เช่น < > <= > >= = <> - ตรรกศาสตร์ เช่น Not And Or Xor Eqv Imp - แบบพิเศษ เช่น Is, Is Not, Like, In, Between…And - การเชื่อมข้อความ เช่น & + ส่วนการสร้างเงื่อนไขด้วย And , Or , และ Between…And มีรายละเอียดคร่าว ดังนี้              ตัวกระทำ And ใช้เชื่อมเงื่อนไขตั้งแต่ 2 เงื่อนไขขึ้นไป โดยทุกเงื่อนไขต้องมีค่าตรรกะเป็นจริง จึงจะทำให้ค่าตรรกะภายใต้เงื่อนไขทั้งหมดเป็นจริงด้วย เงื่อนไขที่จะนำมา And กัน ต้องใส่ในแถวเดียวกันของช่อง เกณฑ์ (Criteria) เช่น SID>=1 And SID<=20 หมายความว่าให้แสดง SID ตั้งแต่ 1 ถึง 20               ตัวกระทำ Or ใช้เชื่อมเงื่อไขตั้งแต่ 2 เงื่อนไขขึ้นไป โดยอย่างน้อย 1 เงื่อนไขต้องมีค่าตรรกะเป็นจริง จึงจะทำให้ค่าตรรกะของเงื่อนไขทั้งหมดเป็นจริงด้วย วิธีใส่เงื่อนไขทำได้ 2 แบบคือ               1) ใส่เงื่อนไขเรียงต่อกันในแถว เกณฑ์ (Criteria) ของคอลัมน์เดียวกัน โดยคั่นแต่ละเงื่อนไขด้วย Or เช่น การให้แสดง SID 30 หรือ 48             2) เงื่อนไขแรกใส่แถว เกณฑ์ (Criteria) เงื่อนไขถัดไปใส่แถว หรือ (Or) ที่อยู่ถัดลงมา ถ้ามีมากกว่าสองเงื่อนไขให้ใส่ในแถว หรือ (Or) ที่อยู่ถัดลงมาเรื่อยๆ             การสร้างเงื่อนไขเพื่อเปรียบเทียบค่าแบบเป็นช่วงด้วยตัวกระทำ Between…And นั้น ช่วงข้อมูลต้องมีขอบเขตที่แน่นอน เช่น ต้องการค้นหา SID ในช่วง 20 – 50 ต้องตั้งเงื่อนไขว่า Between 20 And 50                 ในการสั่งรัน Query ให้คลิกที่คำสั่ง เรียกใช้ (Run) เพื่อให้แสดงผลลัพธ์ตามที่เราได้สร้าง Query ไว้ Credit BY http://thai-access.blogspot.com/